KOMUNIKASI BISNIS

1.      Pengertian Komunikasi Bisnis

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media konvensional maupun elektronik. Sebagai contoh media elektronik seperti telepon, internet, email, dll.

Menurut Himstreet dan Baty dalam Businness communication: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman pesan. Pada umumnya komunikasi melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Komunikasi terbagi kepada tiga bentuk, yaitu:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih mudah dipahami lebih fleksibel dan informal.

2. Komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal.

3. Komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Berikut adalah perbedaan antara komunikasi antar pribadi dengan komunikasi bisnis:

Uraian	Komunikasi Antarpribadi	Komunikasi Bisnis
Orientasi/tujuan	Kepentingan pribadi	Kepentingan bisnis
Pokok bahasan	Masalah pribadi	Masalah bisnis
Bahasa yang digunakan	Informal,bahasa campuran	Formal,baku
Format penulisan	Tidak standart,fleksibel	Standart
Gaya penulisan	Tidak standart	Standart
Kertas surat yang digunakan	Tanpa kop surat	Dengan kop surat
Stempel/cap	Tanpa stempel	Dengan stempel
Contoh	Surat keluarga	Surat bisnis

2.      Bentuk Dasar Komnunikasi

            Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal.

1)      Komunikasi verbal

Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Contoh, membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. Komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis yaitu dengan cara berbicara dan menulis, mendengar dan membaca.

2)      Komunikasi Nonverbal

Merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis, misalnya mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berfikir keras. Keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya ( reliabilitas ). Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirin dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien.

Menurut Thil and Bovve dalam Excellencein Businesss Communication, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:

a)      Memberikan informasi

b)      Mengatur alur suatu percakapan

c)      Mengekspresikan emosi

d)     Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

e)      Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

f)       Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

Komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Seorang manajer (pimpinan) dalam suatu organisasi bisnis juga harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada para bawahannya, kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan. Salah satu bentuk komunikasi yang yang baik dengan bawahan adalah mendengarkan dengan baik apa permasalahannya dan selanjutnya mencari solusi.  

3.         Proses Komunikasi

Menurut Bovve dan Thil dalam buku business communication Today, be, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :

a)    Pengirim mempunyai suatu ide gagasan

Artinya, sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang harus disampaikan kepada pihak lain atau audiens.

b)      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

Agar ide dapat diterima dan dimengerti, ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan-pesan, dan pengirirm pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

c)      Pengirim menyampaikan pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.

d)     Penerima menerima pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim  (komunikator) menerima pesan tersebut.

e)      Penerima menafsirkan pesan

Suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

f)       Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai evektifitas suatu pesan.

4.      Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Beberapa faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan dapat dikelompokkan kedalam empat masalah utama, antara lain:

1)      Masalah dalam mengembangkan pesan

Masalah dalam mengembangkan pesan yaitu:

·         Keraguan isi pesan

·         Asing dengan situasi yang ada

·         Pertentangan emosi

·         Sulit mengekspresikan ide/gagasan.

2)      Masalah dalam menyampaikan pesan

Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk berkomunikasi.

3)      Masalah dalam menerima pesan

Masalah-masalah dalam penerimaan pesan yaitu :

·         Adanya persaingan antara penglihatan dan suara

·         Kursi yang tidak nyaman

·         Lampu kurang terang

·         Kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiens.

4)      Masalah dalam menafsirkan pesan

Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

5.      Bagaimana memperbaiki komunikasi

Syarat komunikasi efektif memerlukan beberapa hal:

Ø  Persepsi

Ø  Ketepatan

Ø  Kredibilitas

Ø  Pengendalian

Ø  Keharmonisan

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memprhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan.

Bab II

Komunikasi Antarpribadi

1. Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi  (interpersonal communications) adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

            Ada empat hal penting yang perlu diperhatikan antara lain:

1)      Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.

2)      Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (face-to-face).

3)      Bahasa yang digunakan bersifat informal ( tidak baku ), dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.

4)      Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (pribadi) bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.

2. Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Beberapa tujuan komunikasi antarpribadi antara lain :

Ø  Menyampaikan informasi

Ø  Berbagi pengalaman

Ø  Menumbuhkan simpati

Ø  Melakukan kerja sama

Ø  Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

Ø  Menumbuhkan motivasi.

3. Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan ( leadership style) adalah suatu cara bagaimana mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Salah satu teori yang mampu memberikan gambaran gaya kepemimpinan seseorang adalah teori X (diasumsikan cenderung negatif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk) dan Y (cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan partisipatif) yang dikemukakan oleh Douglas McGregor. Berikut adalah berbagai asumsi yang mendasari teori X dan Y adalah :

Teori X	Teori Y
Ø  Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya.	Ø  Karyawan suka bekerja
Ø  Karyawan selalu ingin diarahkan	Ø  Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat mengarahkan tujuan organisasi akan dapat mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri.
Ø  Manajer harus selalu mengawasi kerja	Ø  Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja.

Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya kepemimpinan  ( Leadarship  style) yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang berbeda,antara lain :

a)      Pengarahan (directing)

b)      Pembekalan (coaching)

c)      Dukungan (Supporting)

d)     Pendelegasian (delegating)

Gaya kepemimpinan yang telah dipilih dalam suatu situasi dan kondisi tertentu barangkali tepat diterapkan pada saat itu,tetapi jika situasi dan kondisi telah berubah ,gaya kepemimpinan yang diterapkan juga dapat berubah. Gaya kepemimpinan seperti ini adalah gaya  kepemimpinan situasional ( situasional leadership). Ada tiga kemampuan/keterampilan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan situasional tersebut, antara lain:

a)      Keterampilan analitis (analytical skills),

Merupakan keterampilan yang harus dimilliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja bawahan (karyawan) dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

b)      Keterampilan Fleksibilitas

Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang tepat berdasarkan hasil analisis yang tepat pula.

c)      Keterampilan komunikasi (communication skills)

Menurut Hellriegel dan Slocum,seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti ( core leadership skills) yaitu pemberdayaan ( empowerment), intuisi (intuition), pemahaman diri (self-understanding), visi (vision), dan nilai kesesuaian (value congruence).

Menurut Lehman, Himstreet, dan baty, kebanyakan para manajer dalam setiap harinya menghabiskan waktu kerjanya untuk mendengarkan (listening) dan berbicara (speaking) dengan para supervisor, karyawan, pelanggan, dan berbagai asosiasi bisnis. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal positif,antara lai n:

a)      Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan.

b)      Kinerja / prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.

c)      Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan (karyawan) akan berdampak positif pada prestasi kerjanya.

d)     Manajer dan karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian suatu pesan.

e)      Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip.

f)       Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal ini mendorong berkembangnya kreativitas.