KOMUNIKASI BISNIS

1.      Pengertian Komunikasi Bisnis

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media konvensional maupun elektronik. Sebagai contoh media elektronik seperti telepon, internet, email, dll.

Menurut Himstreet dan Baty dalam Businness communication: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman pesan. Pada umumnya komunikasi melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Komunikasi terbagi kepada tiga bentuk, yaitu:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih mudah dipahami lebih fleksibel dan informal.

2. Komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal.

3. Komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Berikut adalah perbedaan antara komunikasi antar pribadi dengan komunikasi bisnis:

Uraian	Komunikasi Antarpribadi	Komunikasi Bisnis
Orientasi/tujuan	Kepentingan pribadi	Kepentingan bisnis
Pokok bahasan	Masalah pribadi	Masalah bisnis
Bahasa yang digunakan	Informal,bahasa campuran	Formal,baku
Format penulisan	Tidak standart,fleksibel	Standart
Gaya penulisan	Tidak standart	Standart
Kertas surat yang digunakan	Tanpa kop surat	Dengan kop surat
Stempel/cap	Tanpa stempel	Dengan stempel
Contoh	Surat keluarga	Surat bisnis

2.      Bentuk Dasar Komnunikasi

            Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal.

1)      Komunikasi verbal

Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Contoh, membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. Komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis yaitu dengan cara berbicara dan menulis, mendengar dan membaca.

2)      Komunikasi Nonverbal

Merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis, misalnya mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berfikir keras. Keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya ( reliabilitas ). Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirin dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien.

Menurut Thil and Bovve dalam Excellencein Businesss Communication, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:

a)      Memberikan informasi

b)      Mengatur alur suatu percakapan

c)      Mengekspresikan emosi

d)     Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

e)      Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

f)       Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

Komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Seorang manajer (pimpinan) dalam suatu organisasi bisnis juga harus dapat menjadi seorang komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada para bawahannya, kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan. Salah satu bentuk komunikasi yang yang baik dengan bawahan adalah mendengarkan dengan baik apa permasalahannya dan selanjutnya mencari solusi.  

3.         Proses Komunikasi

Menurut Bovve dan Thil dalam buku business communication Today, be, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :

a)    Pengirim mempunyai suatu ide gagasan

Artinya, sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang harus disampaikan kepada pihak lain atau audiens.

b)      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

Agar ide dapat diterima dan dimengerti, ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan-pesan, dan pengirirm pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

c)      Pengirim menyampaikan pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.

d)     Penerima menerima pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim  (komunikator) menerima pesan tersebut.

e)      Penerima menafsirkan pesan

Suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

f)       Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai evektifitas suatu pesan.

4.      Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Beberapa faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan dapat dikelompokkan kedalam empat masalah utama, antara lain:

1)      Masalah dalam mengembangkan pesan

Masalah dalam mengembangkan pesan yaitu:

·         Keraguan isi pesan

·         Asing dengan situasi yang ada

·         Pertentangan emosi

·         Sulit mengekspresikan ide/gagasan.

2)      Masalah dalam menyampaikan pesan

Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk berkomunikasi.

3)      Masalah dalam menerima pesan

Masalah-masalah dalam penerimaan pesan yaitu :

·         Adanya persaingan antara penglihatan dan suara

·         Kursi yang tidak nyaman

·         Lampu kurang terang

·         Kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiens.

4)      Masalah dalam menafsirkan pesan

Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

5.      Bagaimana memperbaiki komunikasi

Syarat komunikasi efektif memerlukan beberapa hal:

Ø  Persepsi

Ø  Ketepatan

Ø  Kredibilitas

Ø  Pengendalian

Ø  Keharmonisan

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memprhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan.

Bab II

Komunikasi Antarpribadi

1. Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi  (interpersonal communications) adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

            Ada empat hal penting yang perlu diperhatikan antara lain:

1)      Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.

2)      Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (face-to-face).

3)      Bahasa yang digunakan bersifat informal ( tidak baku ), dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.

4)      Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (pribadi) bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.

2. Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Beberapa tujuan komunikasi antarpribadi antara lain :

Ø  Menyampaikan informasi

Ø  Berbagi pengalaman

Ø  Menumbuhkan simpati

Ø  Melakukan kerja sama

Ø  Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

Ø  Menumbuhkan motivasi.

3. Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan ( leadership style) adalah suatu cara bagaimana mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Salah satu teori yang mampu memberikan gambaran gaya kepemimpinan seseorang adalah teori X (diasumsikan cenderung negatif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk) dan Y (cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan partisipatif) yang dikemukakan oleh Douglas McGregor. Berikut adalah berbagai asumsi yang mendasari teori X dan Y adalah :

Teori X	Teori Y
Ø  Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya.	Ø  Karyawan suka bekerja
Ø  Karyawan selalu ingin diarahkan	Ø  Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat mengarahkan tujuan organisasi akan dapat mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri.
Ø  Manajer harus selalu mengawasi kerja	Ø  Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja.

Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya kepemimpinan  ( Leadarship  style) yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang berbeda,antara lain :

a)      Pengarahan (directing)

b)      Pembekalan (coaching)

c)      Dukungan (Supporting)

d)     Pendelegasian (delegating)

Gaya kepemimpinan yang telah dipilih dalam suatu situasi dan kondisi tertentu barangkali tepat diterapkan pada saat itu,tetapi jika situasi dan kondisi telah berubah ,gaya kepemimpinan yang diterapkan juga dapat berubah. Gaya kepemimpinan seperti ini adalah gaya  kepemimpinan situasional ( situasional leadership). Ada tiga kemampuan/keterampilan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan situasional tersebut, antara lain:

a)      Keterampilan analitis (analytical skills),

Merupakan keterampilan yang harus dimilliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja bawahan (karyawan) dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

b)      Keterampilan Fleksibilitas

Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang tepat berdasarkan hasil analisis yang tepat pula.

c)      Keterampilan komunikasi (communication skills)

Menurut Hellriegel dan Slocum,seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti ( core leadership skills) yaitu pemberdayaan ( empowerment), intuisi (intuition), pemahaman diri (self-understanding), visi (vision), dan nilai kesesuaian (value congruence).

Menurut Lehman, Himstreet, dan baty, kebanyakan para manajer dalam setiap harinya menghabiskan waktu kerjanya untuk mendengarkan (listening) dan berbicara (speaking) dengan para supervisor, karyawan, pelanggan, dan berbagai asosiasi bisnis. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal positif,antara lai n:

a)      Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan.

b)      Kinerja / prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.

c)      Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan (karyawan) akan berdampak positif pada prestasi kerjanya.

d)     Manajer dan karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian suatu pesan.

e)      Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip.

f)       Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal ini mendorong berkembangnya kreativitas.

Komunikasi nonverbal

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Penggunaan ekspresi wajah merupakan salah satu komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.
Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Daftar isi

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.

Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).^[1]

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.^[2][3]

Proxemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal :

• Jarak intim
  Jarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personal
  Jarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosial
  Dalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publik
  Jarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.^[4]

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.^[5]

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.^[6]

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama : Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua : Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").
Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga : Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat : Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima : Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan keterpercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.^[7]

NEGO DALAM BISNIS

KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI BISNIS

Abstrak

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan tujuan tercapai kesepahaman bersama, sedang-kan negosiasi adalah suatu kegiatan yang terencana apa yang harus dicapai, bagaimana, dan dengan pengorbanan apa ?

Kata Kunci: Komunikasi, negosiasi

Pendahuluan

Dalam lingkup dunia bisnis yang semakin mendunia tuntutan untuk sukses semakin konpleks dengan adanya bermacam-macam kultur yang harus bekerjasama. Beda kebiasaan saja sudah menjadi perten-tangan, misalnya budaya barat berbi-cara sambil kakinya diletakkan diatas meja sudah biasa, di Indonesia hal ini sangat tabu dan tidak sopan. Orang India bila mengatakan tidak mengang-guk dan menggelengkan bila ya. Untuk itu peranan komunikasi dalam meme-nangkan peperangan terlihat sangat penting. Hal yang sama berlaku dalam dunia bisnis, kesalahan dalam mela-kukan negosiasi sering membawa akibat fatal.

Masa depan perusahaan, yang sudah dibangun bertahun-tahun bisa hancur dan beratakan, hanya gagal dalam melakukan negosiasi dengan pihak lain.

 

Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan kualitatif dengan analisa dokumen dan wawancara.

Metode kualitatif ini digunakan kerana beberapa pertimbangan. Per-tama, menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda; kedua, meto-de ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara pengkaji dan responden; ketiga, metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman penga-ruh bersama terhadap pola-pola nilai yang dihadapi.

Mengikuti Neuman, penyeli-dikan kualitatif melibatkan pendoku-mentasian peristiswa yang sesung-guhnya, merekam apa yang dinyatakan oleh responden dengan kata-kata, nada suara maupun isyarat, mengamati perilaku yang spesifik, mempelajari dokumen-dokumen tertulis atau mengamati visual images. Sebagai con-toh para pengkaji kualitatif mengambil secara cermat foto-foto atau video tape dari orang-orang atau peristiwa-peristiwa. (Ball and Smith, 1992; Harper, 1994).

Bogdan dan Taylor (1975), mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosudure penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan pelaku yang dapat diamati. Lebih lanjut dia katakan, pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu tersebut secara holistic (utuh). Jadi, dalam hal ini tidak boleh mengi-solasikan individu atau organisasi ke dalam variable atau hipotesis, tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari suatu keutuhan.

Kirk dan Miler (1986) bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergan-tung pada pengamatan pada manusia dalam kawasannya sendiri dan berhu-bungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya.

Komunikasi Bahasa Simbol, Lambang-Lambang, Fakta dan Opini

Komunikasi diartikan sebagai kegiatan penyampaiaan pesan dari komunikator kepada komunikan dengan tujuan tertentu. Pesan dapat disampaikan dalam bentuk: Lisan, tulisan, audio visual, ataupun gabu-ngan ketiga-tiganya.

Dalam kegiatan komunikasi yang sangat perlu diperhatikan pola komunikasi sangat menentukan pili-han kata yang dipergunakan. Bagi organisasi/lembaga DPR yang hubu-ngan cukup formal, maka bahasa yang dipilih lugas dan eksplisit.

Komunikasi lain adalah komu-nikasi yang berlangsung dalam bahasa simbol dan kata-katanya memiliki makna ganda. Di situ hanya orang-orang tertentu saja bisa mengerti atas pilihan kata-kata atau idiom yang digu-nakan.

Dalam berkomunikasi sering terganggu oleh percampuradukan antara fakta dan opini. Opini adalah hasil pengintergrasian pendapat berdsarkan diskusi yang dilakukan di dalam masyarakat demokratis (Emory Bogardus).

Seseorang mengatakan Ibu Kota Negara R.I adalah Banten, ini bukan opini, tetapi jelas jawaban yang salah dan ini adalah fakta.

Komunikasi Teknik Negosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya sese-orang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepen-tingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang ber-beda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilak-sanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1.   Fact-finding, mencari/mengumpulkan fakta-fakta.data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebe-lum melakukan negosiasi.

2.   Planning / rencana, sebelum berne-gosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan anda terhadap lawan tersebut, per-kirakan/bayangkan kemung-kinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang anda katakan.

3.     Penyampaian, lakukan negosiasi/ sampaikan pesan dalam bahasa lawan/sipenerima. Usahakan gunakan istilah khas yang bisa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencer-minkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disam-paikan.

4.      Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5.      Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/ negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disam-paikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justeru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjua-ngan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenang-kan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang disatu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipi-hak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang. Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehing-ga kesepakatan diantara kedua belah pihak dapat tercapai.

Disini penulis memberi ilustrasi komunikasi dalam bisnis dengan mengambil kasus negosiasi dengan orang Jepang. Kontak permulaan merupakan fase yang sangat penting guna membangun hubungan personal yang berkelanjutan. Kontak permulaan lewat korespodensi, faksimile atau telepon dianggap sebagai cara yang kurang efektif atau tepat. Kebanyakan perusahaan Jepang menanggapi dengan lamban, bahkan seringkali tanpa respon. Hal ini terjadai pertama kerana hambatan bahasa dan komu-nikasi terutama untuk perusahaan-perusahaan kecil dan menengah yang tidak terbiasa membuat kontak lang-sung dengan perusahaan asing. Kedua, surat menyurat tidak memberi infor-masi yang cukup. Tanpa informasi yang cukup, kontak dagang sulit dilakukan dan negosiasi mengalami kegagalan. Hal kecil yang tidak bisa disepelekan dalam kontak permulaan adalah kebiasaan menukar kartu nama. Orang Jepang sangat sulit menghapal ejaan asing, kerana itu kartu nama merupakan arsip penting yang selalu disimpan dengan cermat. Tanpa kartu nama orang Jepang akan sulit meng-hubungi calon rekannya. Orang Jepang dalam negosiasi tidak langsung pada persoalan. Selalu diawali dengan soal-soal yang tidak relevansinya dengan bisnis. Misalnya, membica-rakan lukisan yang tergantung di tembok, atau berbasa-basi tentang urusan keluarga. Orang Jepang selalu mengatakan ya segala hal yang dikemukakan lawan bicaranya. Tetapi jangan salah mengerti, ya bukan berarti iya saya setuju untuk transaksi, melainkan ya saya faham apa yang anda sampaikan.

Apa yang dilukiskan di atas dengan contoh kasus pada masyarakat Jepang bukan hanya termasuk bagian komunikasi lisan, tetapi sudah meru-pakan bagian utama dari teknik nego-siasi bisnis.

Kesimpulan

Negosiasi terjadi apabila dian-tara pihak-pihak yang secara terbuka bersedia mengemukakan gagasan-gagasannya. Tidak tertutup kemung-kinan bahwa masing-masing pihak yang melakukan negosiasi memiliki Hidden Agenda. Yang dimaksud dengan Hidden Agenda adalah gagasan tersembunyi atau niat terselubung yang diungkapkan secara eksplisit dalam negosiasi akan tetapi meru-pakan hal yang sesungguhnya ingin dicapai oleh pihak yang bersangkutan. Adanya hidden agenda pada umumnya dapat dikenali kerana sifatnya yang menghambat proses negosiasi, sehingga proses kearah kesepakatan sangat sulit atau bahkan hampir tidak pernah tercapai.

Bila diduga bahwa proses negosiasi terhambat kerana adanya hiden agenda dari salah satu maupun kedua belah pihak, lobying dapat dipilih untuk menggali hiden agenda yang ada sehingga proses negosiasi dapat dimulai kembali dari gagasan-gagasan yang lebih terbuka.